如何管理企业集团中的付款审批流程

此新界面目前处于 Beta 测试阶段。

您可以配置付款审批流程，以控制哪些付款需要审批，以及由谁来审批。审批流程可以应用于您企业集团中的一个或多个账户，这样既可以实现统一的控制标准，也可以根据不同实体设置不同的规则。

谁可以管理付款审批流程？

要为某个账户创建或编辑付款审批流程，用户必须：

• 拥有该账户中付款审批的管理权限，且
• 符合工作流变更策略中定义的任何其他要求（见第 2 节）。

如果您无法访问付款审批设置，请联系您账户中的持有人或管理员，请他们为您更新权限。

审批流程变更政策

对付款审批流程所做的任何变更，必须在获批之后才会生效。

• 所有对工作流的变更，都必须由该账户的持有人用户审批。
• 所需持有人审批的人数取决于账户下持有人的数量：
  • 如果账户只有 1 位持有人：
    • 由非持有人用户提交的变更，必须由这位持有人审批；
    • 由该持有人自己提交的变更，将自动视为已审批。
  • 如果账户有多于 1 位持有人：
    • 由非持有人用户提交的变更，必须由至少 2 位持有人审批；
    • 由某一位持有人提交的变更，必须由另一位持有人审批。

审批流程变更政策无法被禁用。

您可以通过在账户中新增或移除持有人用户，来调整该政策在账户中的适用方式。

如何创建或编辑付款审批流程

准备审批人

要在工作流中被选为审批人，用户必须同时满足：

• 已被添加为该账户的用户；并且
• 在该账户上拥有创建/编辑付款权限。

要添加或更新用户：

1. 在 Webapp 前往设置 > 用户管理。
2. 如果用户尚未在账户中，请添加该用户。
3. 按需要授予其创建/编辑付款权限。

如果某个工作流被应用到多个账户，则只有在这些账户上都具备所需权限的用户，才能被用作审批人。

打开付款审批设置

1. 登录 Airwallex Webapp。
2. 在左侧导航中，进入：设置 > 付款审批流程

在此页面，您可以查看：

• 已有的交易审批工作流列表
• 每个工作流所应用到的账户
• 任何等待持有人审批的变更请求

只有在至少一个账户上拥有付款审批 – 管理权限的用户，才能编辑影响这些账户的工作流。

创建新工作流

• 在设置 > 付款审批流程页面，点击新建工作流。
• 输入工作流名称，并根据需要补充描述。
• 选择此工作流应适用的账户。
• 保存并继续，配置该工作流的具体详情。

定义金额区间（“层级”）

一个工作流由一个或多个金额区间（也称为“层级”）构成。每个金额区间用于定义该区间内的付款应如何处理。

对于每一个金额区间，你需要：

• 设定最低和最高付款金额。
  • 示例：
    • 第 1 层：0 – 9,999
    • 第 2 层：10,000 – 99,999
    • 第 3 层：100,000 及以上
• 选择该金额区间内的付款：
  • 不需要审批，或
  • 需要一个或多个审批步骤。

金额区间之间不能重叠，否则可能导致工作流无效。

配置审批步骤

对于任何需要审批的金额区间，您可以添加一个或多个审批步骤。

对于每个步骤，您需要：

• 添加审批人（可以是具体用户或角色）；
• 选择审批规则：
  • 例如：要求特定数量的审批人通过（如 4 名审批人中至少 2 名同意）。

您可以按顺序配置多个审批步骤。

一笔付款必须依次通过所有步骤后，才会被视为完全审批通过。

其他工作流选项

在编辑工作流时，您可以配置以下选项：

• 自我审批：是否允许用户审批由其本人创建的付款。
• 同一用户在多个步骤中进行审批：是否允许同一用户在多个审批步骤中反复审批同一笔付款。
• API 发起的交易：除了在 Webapp 创建的付款外，是否也对通过 Core API 发起的付款应用此工作流。

请根据您内部的控制要求启用或停用这些选项。如果启用了自我审批或同一用户在多个步骤中进行审批，则在审批时无需执行额外操作即可完成对该付款的审批。

提交工作流变更以供审批

当您完成创建或编辑一个工作流后：

• 选择提交。
• 系统会根据《审批流程变更政策》向相关的持有人用户发送邮件通知。
• 持有人用户可以在 Webapp 查看变更请求，包括旧配置与新配置的对比，并据此选择批准或拒绝该变更。

在变更请求被批准后：

• 该工作流会按照您的配置生效；
• 对受影响账户中拥有付款审批–管理权限的用户会收到一封确认更新的邮件。

如果变更请求被拒绝，则工作流不会被更新，并会通知提交人。

将工作流应用到账户 / 从账户中移除工作流

将现有工作流应用到账户

• 前往设置 > 付款审批流程。
• 打开你希望使用的工作流。
• 在账户部分，选择添加账户。
• 选择应使用此工作流的账户。
• 如《审批流程变更政策》要求，请提交变更以供审批。

从账户中移除工作流

• 前往：设置 > 转账审批流程。
• 打开您想要更改的工作流程。
• 在账户部分，取消选择您想要移除的账户。
• 提交更改。

批准后，该工作流程将不再适用于这些账户。请仔细检查以确保每个账户仍具有所需的审批控制级别。

何时付款审批工作流会失效？

当至少一个金额区间不存在有效的审批路径时，该工作流会被视为无效。工作流无效时：

• 界面中会显示警告信息；
• 付款可能会被中止，因为无法满足已配置的审批规则。

常见原因包括：

• 某个步骤中没有可用审批人：
  • 审批人用户已从账户中移除；
  • 审批人不再拥有创建/编辑付款权限；
  • 被用作审批人的某个角色当前没有分配给任何用户。
• 附加设置过于严格，且审批人数量过少：
  • 例如，同时禁用了“自我审批”和“同一用户在多个步骤中进行审批”，但审批人数量不足以满足所有审批步骤的要求。

要修复无效的工作流，可以：

• 在设置 > 付款审批流程中查看警告信息；
• 通过调整金额区间、审批人、权限或附加设置，恢复一条有效的审批路径；
• 提交变更申请给持有人审批。

对于已经因工作流无效而在审批中卡住的付款，请参考另一篇关于如何处理被中止或处于审批中的付款操作？
的帮助文章。

当付款审批工作流被更新时，正在等待审批的付款会怎样处理？

单笔付款和批量付款会继续沿用提交时生效的工作流。

• 对工作流进行更新、启用、停用或重新分配时，并不会改变以下付款所适用的审批规则：
  • 已处于待审批状态的付款；或
  • 已处于处理中的批量付款。

这些付款会继续按照原有工作流进行处理，直到根据您的内部政策被批准、拒绝或以其他方式处理完结。

在变更生效之后新提交的付款，则会使用最新获批的工作流配置。

常见问题解答

• 编辑付款审批工作流需要什么权限？
  用户必须在相应账户上拥有付款审批的管理权限。没有该权限的用户无法为该账户创建或编辑工作流。
• 一个工作流可以适用于多个账户吗？
  可以。在创建或编辑工作流时，您可以选择多个账户。
• 工作流能否控制通过 API 发起的付款的审批？
  可以。启用“要求 API 发起的交易遵循此工作流”选项后，这些付款会与 Webapp 创建的付款遵循相同的审批规则。
• 如果某个审批人失去访问权限或被移除会怎样？
  如果某个审批人或角色不再有效，且没有其他审批人可以满足已配置的审批步骤，该工作流可能会变为无效。界面会显示警告信息，您需要更新工作流以恢复一条有效的审批路径。